Un déménagement d'archives d'entreprise, qu'est-ce que ça couvre exactement ?
Un déménagement d'archives d'entreprise couvre le conditionnement sécurisé des documents papier, le démontage puis le remontage du mobilier et du matériel informatique, le transport tracé colis par colis, et la remise en place fonctionnelle avant la reprise d'activité — avec, si besoin, un tri RGPD avant destruction ou archivage externe.
Gauvin pilote ce type d'opération depuis 1964, aujourd'hui dirigé par sa 3ᵉ génération familiale, avec des équipes 100 % internes (0 % de sous-traitance) et plus de 1 000 interventions B2B par an en Île-de-France. L'entreprise est certifiée NF Service AFNOR et membre de la Chambre Syndicale du Déménagement (CSD).
Le budget d'un transfert d'archives, selon la taille de vos locaux
Le prix dépend du volume réel d'archives et de postes à déplacer — souvent 2 à 3 fois supérieur à l'estimation initiale, d'où l'intérêt d'un inventaire précis avant devis.
| Volume / postes | Formule Éco | Formule Pro | Formule Prestige |
|---|---|---|---|
| Petit bureau <50 m² / 5-10 postes | 1 200-1 800 € | 1 800-2 500 € | Sur devis |
| Bureau moyen 50-150 m² / 10-30 postes | 2 500-4 500 € | 4 500-7 000 € | Sur devis |
| Grande structure 150-400 m² / 30-80 postes | 6 000-12 000 € | 10 000-18 000 € | Sur devis |
| Multi-sites ou +80 postes | Devis spécifique après audit — opération phasable | ||
Les créneaux nocturnes (20h-6h) ou du week-end sont proposés sans majoration systématique sur les volumes standards, 7j/7. Un devis personnalisé reste la seule base fiable, hors grille indicative.
De l'audit à la reprise d'activité : le déroulé réel d'une opération
- J-60 — Visite technique gratuite sous 48h, inventaire complet, désignation d'un référent interne.
- J-45 — Devis ferme chiffré sous 48h après visite, prix TTC garanti, coordination avec la DSI pour le matériel informatique.
- J-30 — Conducteur de travaux dédié assigné, planning détaillé partagé, information des collaborateurs.
- J-5 — Accès, autorisations de voirie et monte-charges confirmés, plan de masse finalisé.
- J-0 — Intervention sur le créneau choisi (nuit ou week-end possible), conducteur de travaux présent du début à la fin.
- J+1 — Reprise opérationnelle, rapport de fin de mission remis, suivi inclus pendant 48h.
En cas d'urgence, une intervention sous 10 jours ouvrés reste possible.
Ce qu'un prix ferme veut dire chez Gauvin, concrètement
- Prix non révisable — le montant signé est le montant facturé ; tout supplément exige un avenant écrit signé.
- Ponctualité engagée — créneau d'arrivée garanti à 2h près, 97 % des interventions tenues dans le créneau convenu ; réduction automatique de 5 % en cas de retard non justifié.
- Continuité assurée — en cas d'incident technique le jour J, une solution de remplacement est mobilisée sous 4h.
- Remise en place avant reprise — si les locaux ne sont pas opérationnels à temps, Gauvin prend en charge le coût des heures perdues par les équipes.
- Traçabilité — chaque colis numéroté et photographié, rapport de livraison conservé 5 ans.
- Confidentialité contractuelle — équipes soumises à une clause de discrétion, NDA disponible sur demande.
- Médiation gratuite — en cas de litige non résolu, le médiateur de la CSD intervient gratuitement sous 90 jours.
Archives papier, données numériques : le cadre légal à respecter avant de déménager
- Durées légales de conservation — documents comptables courants : 3 ans ; contrats commerciaux : 5 ans ; bulletins de paie : 10 ans ; certains actes notariés : 30 ans.
- RGPD — un accord de traitement (article 28) est disponible sur demande, avec traçabilité colis par colis et, en option, une destruction certifiée des documents périmés.
- Autorisation d'occupation temporaire de voirie — dépôt en mairie 5 jours ouvrés avant l'intervention ; Gauvin gère l'intégralité de la démarche, incluse dans toutes les formules.
- Marchés publics — Gauvin répond aux appels d'offres (MAPA) avec Kbis, RC pro, certification NF Service et DC1/DC2 fournis sous 5 jours ouvrés.
Les modalités d'AOT varient selon la commune de départ et d'arrivée — consultez les pages dédiées à Paris, aux Hauts-de-Seine ou à la Seine-Saint-Denis pour les règles propres à votre adresse.
Le vrai prix d'un transfert d'archives mal préparé
| Poste de coût caché | Impact mesuré |
|---|---|
| Temps de travail perdu | ~2 500 € pour 20 collaborateurs désorganisés une demi-journée |
| Dommage matériel informatique | Jusqu'à +200 % du prix de remplacement en cas de serveur endommagé |
| Surcoût formule Pro vs. discount | ~1 500 € sur un budget de 8 000 € — rentabilisé dès une demi-journée d'arrêt évitée |
| Pénalités contractuelles | Responsabilité directe en cas d'interruption d'activité prévue au contrat |
Quand programmer votre transfert d'archives pour payer le juste prix ?
Les tarifs sont les plus avantageux de janvier à mars et d'octobre à novembre, périodes creuses du secteur. La haute saison, de juin à septembre, impose de réserver 6 à 8 semaines à l'avance. En semaine, un créneau nocturne du mardi ou du mercredi reste le plus simple à obtenir.
- Janvier-mars : période idéale, meilleurs tarifs.
- Avril-mai : période correcte, réserver 6 semaines à l'avance.
- Juin-septembre : haute saison, réserver 8 semaines à l'avance.
- Octobre-novembre : période idéale, meilleurs tarifs.
- Décembre : variable, selon fêtes et clôture fiscale.
Comment reconnaître un devis de transfert d'archives fiable avant de signer ?
Un devis fiable précise le SIRET et l'attestation RC pro de l'entreprise, repose sur une visite technique et non sur une estimation téléphonique, affiche un prix TTC ferme et non révisable, détaille les prestations incluses et exclues, et inscrit au contrat les garanties de ponctualité et de remise en place.
- Identification complète : SIRET, RC pro avec montant de couverture, NF Service ou attestation CSD.
- Visite technique préalable, gratuite et sous 48h chez Gauvin.
- Prix TTC « ferme et non révisable » — refuser tout devis « estimatif ».
- Planning détaillé : dates, créneaux, nombre d'équipiers, présence d'un conducteur de travaux le jour J.
- Liste exhaustive des prestations incluses et exclues.
- Conditions d'assurance : montant de couverture RC pro, franchise applicable.
- Garanties contractuelles inscrites : ponctualité, remise en place, traçabilité, recours.
Gauvin, chaîne nationale ou plateforme : ce qui change sur le terrain
| Critère | Gauvin | Chaîne nationale | Plateforme digitale |
|---|---|---|---|
| Équipes 100 % internes | Oui | Parfois sous-traité | Non |
| Conducteur de travaux dédié | Inclus | Option payante | Non disponible |
| Intervention nocturne/week-end | Sans surcoût systématique | +20 à 40 % | Non garanti |
| Visite technique | Gratuite, sous 48h | Payante | Non proposée |
| Prix ferme contractuel | Oui | Estimatif | Variable |
| Médiation CSD gratuite | Oui | Partielle | Non |
La Poste, Rolex, Corsair, INSERM : ce qu'ils confient à Gauvin
Parmi les structures qui ont confié un transfert d'archives ou de bureaux à Gauvin : La Poste, Rolex, Corsair et l'INSERM.
« Transfert de 45 postes sur 3 étages, réalisé en une nuit. À la reprise du lundi matin, tout était en place et fonctionnel. Aucune perte de données, aucun dommage matériel. » — Directeur Administratif, administration publique · Paris · 2025
« Le prix ferme garanti dans le contrat a été décisif pour notre direction financière. Montant budgété = montant facturé, sans surprise. » — Responsable Achats, grande entreprise · Île-de-France · 2024
D'où viennent ces règles et ces chiffres
Les durées de conservation des documents et le cadre RGPD s'appuient sur les textes publiés par la CNIL et sur le récapitulatif officiel de service-public.fr. Les règles de marchés publics citées proviennent du site economie.gouv.fr. La certification NF Service est délivrée et contrôlée par AFNOR.
Ce que nos clients B2B demandent avant de nous confier leurs archives
Combien de temps prévoir avant un déménagement d'archives d'entreprise ?
Comptez 4 à 6 semaines de préparation pour moins de 20 postes, et 3 à 4 mois au-delà de 50 postes, le temps de l'inventaire, du tri RGPD et de la coordination avec la DSI.
Qui décide de ce qui doit être détruit, archivé ou transféré ?
Le tri se fait avec votre service juridique ou votre référent interne : Gauvin accompagne la logistique, mais la décision de destruction ou de conservation reste la vôtre, dans le respect des durées légales.
Le devis est-il vraiment ferme ?
Oui : le prix TTC indiqué sur le devis signé est le prix facturé. Toute prestation supplémentaire nécessite un avenant écrit signé par vous.
Peut-on intervenir de nuit ou le week-end sans payer plus cher ?
Oui, pour les volumes standards, les créneaux nocturnes et de week-end sont proposés sans majoration systématique, 7 jours sur 7.
Que se passe-t-il en cas de retard le jour J ?
Le créneau d'arrivée est garanti à 2h près. En cas de retard non justifié, une réduction automatique de 5 % est appliquée sur la facture.
Qui s'occupe des autorisations de voirie (AOT) ?
Gauvin dépose et gère l'intégralité de la démarche, incluse dans toutes les formules, au moins 5 jours ouvrés avant l'intervention.
Gauvin peut-il répondre à un marché public ?
Oui : Kbis, attestation RC pro, certification NF Service et documents DC1/DC2 sont fournis sous 5 jours ouvrés pour les procédures MAPA.
Combien de temps faut-il garder les bulletins de paie ?
10 ans, contre 3 ans pour les documents comptables courants et 5 ans pour les contrats commerciaux.
Que couvre la garantie de confidentialité ?
Toutes les équipes sont contractuellement soumises à une clause de discrétion sur les informations auxquelles elles ont accès ; un NDA peut être signé sur demande.
Peut-on faire ce déménagement en urgence ?
Oui, une intervention sous 10 jours ouvrés reste possible en cas de besoin urgent.
Gauvin pour vos autres besoins professionnels en Île-de-France
Gauvin accompagne aussi le transfert de cabinets d'avocats et d'études notariales, soumis aux mêmes exigences de confidentialité documentaire, ainsi que les déménagements d'agences marketing, d'agences web et de startups à forte composante informatique. Pour des volumes plus importants, consultez nos pages transfert d'entrepôt et espaces de coworking. Si vos archives doivent être stockées avant destruction ou réaffectation, notre offre de garde-meuble prend le relais. Retrouvez l'ensemble de nos services professionnels sur notre page B2B, ou demandez un devis directement.
