Comment organiser son déménagement d’entreprise

Bien choisir l’emplacement géographique des nouveaux locaux

Parmi les premières étapes à faire avant le déménagement, il est impératif de bien choisir en amont les futurs locaux. Avant toute chose, les raisons doivent être mûrement réfléchies et argumentées.

Il est plus constructif d’annoncer aux collaborateurs que l’entreprise déménage dans un endroit précis plutôt qu’entretenir le flou autour de la nouvelle adresse. Cherchez aussi une zone géographique ciblée et obtenez les chiffres d’affaires de vos concurrents.

Par la suite, faites une liste de tout ce dont vous aurez besoin : taille des locaux, nombre de bureaux disponibles, localisations et budget. De même, n’oubliez pas de réaliser un travail de terrain : comptez les flux piétons, les transports en commun, le stationnement de voitures, etc...

La communication en interne avec les collaborateurs

Le service des ressources humaines de votre entreprise doit être impliqué dès le début du projet de déménagement. Ce service saura ultérieurement gérer la communication et la bonne transmission des informations concernant le changement de site.

Il vous aide également à accompagner les salariés dans leurs démarches. En effet, les collaborateurs ne doivent pas être pris au dépourvu.

Chacun d’entre eux doit avoir suffisamment de temps pour préparer ce transfert, notamment si la distance domicile-travail se trouve rallongée.

Pour renseigner au mieux ceux qui auraient des interrogations ou des problèmes, vous pouvez désigner un « responsable déménagement » par service.

Cela vous aidera à maintenir une ambiance positive et limitera les inquiétudes individuelles. Vous pouvez également les impliquer dans ce processus en leur demandant leur avis sur l’aménagement des nouveaux bureaux.

Ne pas oublier d’informer les prestataires, les fournisseurs et les clients suffisamment tôt pour qu’ils prennent également leurs dispositions.

Contacter une société de déménagement professionnelle

Dans tout projet de déménagement d’entreprise, une avarie sur un meuble, ou un équipement informatique ou bureautique peut survenir pendant le transport et la manutention. Faire appel à un professionnel vous permettra de limiter ce risque mais également d’être couvert en cas de sinistre.

Leur professionnalisme permettra de transférer les meubles lourds, le parc informatique, les documents et les archives dans les meilleures conditions possibles.

Cela vous permettra d’effectuer cette opération dans un délai record et ainsi limiter les journées chômées. Il est conseillé de demander un devis détaillé auprès de 2 ou 3 déménageurs d’entreprises.

Un commercial doit impérativement se déplacer pour évaluer le travail à réaliser et vous informer du déroulement des opérations.

Les devis réalisés en visio ou sur simple liste sont à proscrire car cela augmente considérablement le risque d’erreurs.

En Possession des devis, il est conseillé de choisir celui qui aura su détaillé son travail et évidemment celui avec lequel vous vous sentez le plus en confiance.

La signature du nouveau bail

Afin d’éviter les mauvaises surprises, veillez à relire soigneusement votre contrat de bail actuel. À ce propos, la période de préavis à respecter est de 6 mois lors d’un bail commercial.

Toutefois, il arrive parfois que ce délai soit plus court ou plus long en fonction des conditions prévues.

En ce qui concerne la signature de votre nouveau bail, n’hésitez pas à argumenter au mieux votre négociation, analysez scrupuleusement les atouts de chaque bureau visité.

Enfin, n’oubliez pas de rendre vos locaux dans le meilleur état possible. Pour ce faire, un nettoyage profond est indispensable une fois que vous êtes parti.